Bentes blogg

Igår träffade jag ett konsultgäng för att dryfta hur vi ska ha det med ramavtalet med Göteborgs stad. Vi är tre företag i samverkan som har ramavtal och det är ett av oss som är huvudanbudsgivare. Vi har fler ramavtal, bl a VGR, Polisen, Karolinska etc i snarlika konsultföretagskonstellationer.

Med ramavtalet med Göteborgs stad är det så att ett antal konsultföretag är upphandlade. När ett uppdrag ska genomföras så ska en andra konkurrensutsättning ske. Den verksamhet som vill ha konsulthjälp ska alltså skriva ett förfrågningsunderlag som tillsänds oss konsulter med ramavtal och så ska vi sitta och göra ett nytt anbud kring detta specifika uppdrag och därefter ska urvalet ske. Det kan handla om allt mellan några timmars uppdrag till stora långsiktiga insatser med många inblandade. Oftast är det småuppdrag.

Det finns en god tanke bakom det här. Det ska gå riktigt och rätt till. Prisnivåerna ska hållas inom rimliga nivåer. Konsultkompetensen ska säkras. Men hur är det i praktiken? Vi ställde oss den frågan eftersom mängden förfrågningsunderlag att svara på har minskat betydligt.

I praktiken är det så att verksamheterna varken kan eller har tid att skriva förfrågningsunderlag. Därför hittas det på diverse sätt att kringgå regelverket. Man köper under ett visst belopp (som man får göra) och man kan köpa under detta vissa belopp många gånger och låtsas som att det är enstaka, från varandra skilda uppdrag. Man direktupphandlar. Man visstidsanställer konsulter. Man kallar äpplen för päron och hänvisar att päron-avtalet påbörjades före det nya regelverket. (För redan ingångna avtal i pågående jobb kan få fortsätta.) Etc etc.

 

I praktiken är det också så att det är knepigt att köpa konsulttjänster som vore det skrivmateriel eller skruvar/muttrar. Goda konsultinsatser bygger på goda relationer, och goda relationer byggs upp eftervart. Det ena ger det andra i ett samspel. 

För oss, ja i alla fall för mig, är det så här. Jag är en relativt duktig och erfaren anbudsskrivare och har under årens lopp lagt ner en enorm mängd tid på anbudsskrivande. Vi har under årens lopp fått ramavtal som heter duga. Det är till och med så att ett av ramavtalen är den ursprungliga orsaken till min Göteborgsflytt.

Men vad har det gett, egentligen, utöver äran att vara utvald som godkänd leverantör? I ärlighetens namn väldigt lite. För min egen del nästan ingenting. För några andra har ett antal päronuppdrag kunnat faktureras via våra ramavtal.

 

I våras blev jag mätt. Tvärmätt. Tappade lusten att hålla på med anbudsskrivande. Jag blev mätt på att ha skrivt på ett intressant uppdrag för att senare få veta att inget köp blir av över huvud taget. Surt. Vi har också varit med om att lämna anbud på förfrågningsunderlag med upphandling i flera steg (inte Gbg stad) där upphandlaren underlåtit att meddela att vi inte kommit vidare till en andra anbudsomgång. Surt. Vi har varit med om fullkomligt undermåliga förfrågningsunderlag där upphandlaren (som inte haft kompetensen) missat i grundläggande upphandlingsinformation. Det har saknats uppgift om vad slags upphandling det varit, hur och när urvalet kommer att ske, vilka kriterier de väljer utifrån etc. Surt. Oftast frågas efter viss kompetens och utbildningsnivå hos konsulten (inte alltid relevant för uppdraget) medan beskrivningen av den effekt insatsen ska ha i organisationen är mager eller helt utelämnad. Ibland ber man om effekten "sallad" men insatsen ska genomföras med bara "gurka". Vi har varit med om urvalsupphandling där vi konsulter fått olika premisser och tillfrågats vid olika tidpunkter. Surt. När jag tänker på allt detta återkommer mättnadskänslan. Det här suger.

Nej, mina pågående jobb har kommit till på annat sätt än via upphandlingarna. Nu är jag mycket restriktiv med att låna ut mig till detta. Dom "upphandlingssamfundet" får vara utan mig. Jag ägnar mig åt det som fungerar istället.

Under vårt konsultmöte kom vi fram till något liknande. Vi bestämde oss för att ligga lågt med anbuden och att istället inrikta oss på ett mer aktivt kundkontaktande. Vi har konkreta planer kring det, vilket jag inte ger mig in på att beskriva här. Summa summarum bestämde vi oss för att inrikta oss på det som faktiskt fungerar. I praktiken. Inte i den ”goda teorin”. Dom (”upphandlingssamfundet”) får vara utan oss. Och jag dristar mig att säga att det är en förlust för "upphandlingssamfundet" för vi är ett mycket kompetent och dugligt gäng.

Vad är det då som har hänt? En god tanke har blivit ganska fel – för båda parter – och det utvecklas en febril och krativ aktivitet på att kringgå systemet. Därmed har den goda tanken bitit sig själv i svansen. Det vore intressant att komma till tals, parterna emellan, lyssna till varandras perspektiv och se situationen i vitögat. Att inte längre låtsas som att det här fungerar bra. Men det är inte en fråga mellan Göteborgs stad och konsulterna i närområdet. Det är en fråga som behöver lyftas högre upp och jag vet inte riktigt vart. Men intressant vore det. 

 

Jag är vän av ordning och jag är vän av god moral i arbetslivet.  Jag förstår och stöder ambitionen att kvalitetssäkra även våra tjänster. Men hela svängen kring upphandling av mjuka tjänster har ett i grunden feltänk. Det är ett tjusigt bygge på fel grund. 

 

När jag tänker vidare, så funkar tänket någorlunda i stora organisationer med potent HR- och upphandlings-kompetens. Men lagen om offentlig upphandling gäller all offentlig verksamhet. Det är i de små ovana offentliga verksamheterna vi sett de undermåliga förfrågningsunderlagen. Ett i grunden gott tänk blir väldigt ineffektivt och fel i "klåpares händer". Det är också intressant.